Circolare
23
del 07.06.01
MATERIA FISCALE: Informazione non disponibile
OGGETTO
Istruzioni di servizio sulla struttura amministrativo contabile dell'Agenzia.
TESTO
Con la circolare n.13 del 15 febbraio 2001, sono state definite le
procedure per l'acquisizione di beni e servizi da adottare nella fase
transitoria, per l'utilizzo dei fondi assegnati, necessari per l'ordinario
funzionamento degli uffici e per la gestione delle entrate che scaturiscono
dai servizi resi dagli uffici dell' Agenzia.
In attesa della piena operativita' dell'accordo tecnico con la Banca
d'Italia, sono state disciplinate, inoltre, le modalita' di pagamento e di
utilizzazione delle somme assegnate.
Con la recente circolare n.20/D del 9 maggio 2001 e' stata disciplinata
l'attivazione a regime del ciclo degli acquisti tramite la procedura
informatizzata predisposta nell'ambito del sistema gestionale integrato.
Le istruzioni amministrativo-contabili, allegate alla presente, hanno lo
scopo di descrivere la struttura amministrativo contabile dell'Agenzia delle
Dogane, definendo le competenze degli uffici centrali e territoriali, le
modalita' operative per la contabilizzazione dei fatti gestionali e dei
flussi di tesoreria, nonche' l' acquisizione contabile delle operazioni
effettuate nel periodo transitorio.
Le principali problematiche contabili toccate saranno oggetto di
trattazione nel manuale contabile e in quello delle procedure di prossima
emanazione.
Per ogni dubbio dovesse sorgere dall'applicazione della presente
circolare si potra' contattare:
. Il numero verde 800.86.3223, che attiva il call-center tecnico e
funzionale;
. I riferimenti telefonici della struttura centrale Amministrazione e
Finanza:
. Indirizzo e-mail dogane.amministrazione@finanze.it
. Fax 0650242127
. Telefono 0650242086/2156
Gli uffici in indirizzo avranno cura di fornire alle strutture
dipendenti ulteriori chiarimenti, qualora ritenuti necessari, e segnalare
alla scrivente eventuali difficolta' che si dovessero incontrare
nell'applicazione della presente circolare.
* * * * *
Struttura Amministrativo - Contabile
dell'Agenzia delle Dogane
Roma, giugno 2001
1. ORGANIZZAZIONE CONTABILE
Il regolamento di contabilita' dell'Agenzia stabilisce che il sistema
contabile, ispirato ai principi civilistici, e' finalizzato a fornire un
quadro complessivo dei costi e dei ricavi, nonche' la rappresentazione delle
variazioni patrimoniali e finanziarie.
L'organizzazione contabile dell'Agenzia e' caratterizzata dal decentramento
a livello di Direzione Regionale (tale livello di decentramento riguarda
anche il Servizio Autonomo Interventi Settore Agricolo) delle attivita' di
rilevazione e controllo dei dati contabili, con l'attribuzione alla
struttura centrale di Amministrazione e Finanza della responsabilita' di
redigere il bilancio, predisporre le dichiarazioni fiscali, gestire la
tesoreria e rilevare i dati contabili derivanti dall'attivita' svolta dagli
uffici centrali.
Il disegno organizzativo, pertanto, prevede di affidare alla struttura
centrale di Amministrazione e Finanza - le seguenti competenze contabili:
Per conto di tutte le strutture centrali e periferiche:
. Registrazione delle competenze fisse, con le relative ritenute
IRPEF, IRAP e contributi INPDAP, del personale centrale e
periferico;
. Scritture di chiusura e assestamento necessarie per la redazione
del bilancio;
. Redazione del bilancio e delle dichiarazioni fiscali;
. Stampa dei registri contabili e fiscali (libro giornale, libro
degli inventari, registri IVA degli acquisti e delle fatture
emesse, registro beni ammortizzabili);
Solo per conto delle strutture centrali:
. Registrazioni relative al ciclo passivo (acquisti);
. Verifiche relative alle registrazioni di piccola cassa;
. Registrazioni relative a i versamenti delle ritenute per
prestazioni professionali;
. Registrazioni relative al ciclo attivo originate dalla struttura
centrale;
Alle Direzioni Regionali sono affidate le seguenti competenze contabili:
. Registrazione delle competenze accessorie, con le relative ritenute
IRPEF, IRAP e contributi INPDAP, del proprio personale (RSP,
straordinari, turni, indennita' di disagiata, ecc.);
. Registrazione delle competenze e delle ritenute relative ai
professionisti esterni;
. Registrazione delle missioni relative al proprio personale;
. Registrazioni connesse al ciclo passivo (acquisti);
. Verifiche relative alle registrazioni di piccola cassa;
. Registrazioni relative al ciclo attivo (entrate proprie dell'Agenzia
per prestazioni rese dagli uffici dipendenti)
Le Direzioni Regionali, pertanto, dovranno organizzarsi per far fronte alle
esigenze contabili e della procedura informatica utilizzata, sia in termini
di personale, che di postazioni tecniche.
Si precisa che le funzioni relative alle scritture di contabilita' generale
sono di esclusiva competenza della struttura centrale di Amministrazione e
Finanza che, per alcune operazioni specifiche, individuera' un responsabile
abilitato per ciascuna Direzione Regionale.
Alla Direzione Regionale del Lazio e dell'Umbria sono affidati gli
adempimenti relativi alla liquidazione e alla contabilizzazione delle
competenze accessorie e delle missioni del personale della struttura
centrale, come stabilito dalla Determinazione Direttoriale n. 725/UD del 18
aprile 2001.
Per quanto attiene ai buoni pasto si rinvia a quanto disposto dall'Area
Personale, organizzazione e informatica - Ufficio Acquisti - con la nota
prot. 663 del 28 Maggio 2001.
2. CONTABILIZZAZIONE RELATIVA AGLI ACQUISTI
La circolare n.13 del 15 febbraio 2001 ha disposto che le strutture
territoriali dovevano conservare la documentazione contabile relativa agli
acquisti, fino all'attivazione del sistema contabile dell'Agenzia, per
trasmetterla successivamente alla Direzione Regionale di competenza.
Con la presente circolare, si ribadisce che le fatture relative agli
acquisti ed alle forniture di servizi di competenza del 2001 devono
pervenire agli uffici acquisti delle Direzioni Regionali, che provvederanno
poi a trasmetterle ai rispettivi uffici contabilita', con l'indicazione del
relativo ordine e documento di trasporto, intestate alla:
AGENZIA DELLE DOGANE
Via Carucci, 71
00143 - Roma (RM)
P. IVA 06409601009
C.F. 97210890584
Gli Uffici acquisti, pertanto, devono attivarsi nei confronti dei propri
fornitori per una corretta compilazione, intestazione e trasmissione delle
fatture. Un elenco analitico delle fatture relative all'esercizio 2000 e
precedenti dovra' essere trasmesso alla struttura centrale di
Amministrazione e Finanza, specificando se risultano gia' pagate.
Nell'allegato 1 alla presente circolare, viene descritto il trattamento
contabile da applicare nei casi in cui la documentazione pervenuta sia
intestata all'ex Dipartimento e/o sia relativa ad anni precedenti.
In caso di errata intestazione, l'ufficio contabile deve chiedere al
fornitore di annullare la fattura originaria e di emettere una nuova fattura
intestata all'Agenzia.
In proposito si fa presente che, qualora il fornitore non possa aderire alla
richiesta, e' consentito registrare le fatture con errata intestazione,
presentando il documento, entro quindici giorni dalla registrazione, in
visione all'Ufficio delle Entrate competente per territorio, come stabilito
dalla Circolare Ministeriale n. 23/E del 25/1/99. In base a tale circolare,
infatti, e' possibile regolarizzare i cambi di ragione sociale che avvengono
nel corso dell'anno.
Considerato inoltre, che questa Agenzia ha personalita' giuridica di diritto
pubblico, ai sensi di quanto stabilito dal comma 5 dell' art. 6 del
D.P.R.633/72, le ditte fornitrici potranno adottare sia la modalita' di
fatturazione ad esigibilita' IVA differita, sia quella ad esigibilita' IVA
immediata.
Le fatture accompagnatorie (per le quali non viene emesso un documento di
trasporto distinto dalla fattura) e le fatture relative alle utenze, che
pervengono alle strutture di terzo e quarto livello devono essere inviate in
originale alle Direzioni Regionali, indicando sui documenti il relativo
centro di costo, dopo aver verificato l'esatta corrispondenza con i beni e i
servizi effettivamente ricevuti.
Gli uffici di terzo livello, in ogni caso, per tenere memoria delle
operazioni effettuate, devono conservare ed archiviare in modo opportuno la
copia di tutta la documentazione inviata in originale alle Direzioni
Regionali.
Gli acquisti effettuati tramite la "piccola cassa", disciplinata da
un'apposita procedura descritta in una circolare di prossima emanazione,
sono contabilizzati direttamente dagli Uffici di terzo livello o dalle
Direzioni Regionali per la propria sede, tramite l'apposito modulo
informatico. La documentazione giustificativa (fatture, scontrini, ricevute,
ecc.) deve essere conservata, in questo caso, in originale presso gli stessi
uffici che effettuano l'acquisto.
Si evidenzia che, per le seguenti tipologie di costo, che non scaturiscono
da richieste d' acquisto (RDA), si procede direttamente alla
contabilizzazione:
. Utenze;
. Prestazioni professionali con ritenuta d'acconto;
. Competenze del personale;
. Missioni;
. Spese effettuate tramite "piccola cassa".
Agli uffici contabili delle Direzioni Regionali sono affidate, relativamente
alla contabilizzazione del ciclo acquisti, le seguenti competenze:
. Verificare la correttezza formale della documentazione pervenuta
nonche', tramite sistema, l'iter della procedura acquisti;
. Classificare, per centro di costo e per data di ricezione, la
documentazione pervenuta, conservando anche la busta di trasmissione;
. Contabilizzare le fatture per centro di costo, annotando sul
documento originale il numero di protocollo assegnato dalla
procedura informatica;
. Concedere il nulla osta informatico per il successivo pagamento
della fattura;
. Verificare, ed eventualmente rettificare, la corretta imputazione
dei costi relativi agli acquisti effettuati tramite la piccola cassa;
. Archiviare la documentazione originale per centro di costo e numero
di protocollo assegnato dalla procedura informatica.
Alla struttura centrale di Amministrazione e Finanza sono assegnate, nei
confronti delle altre strutture centrali, le stesse competenze descritte per
le Direzioni Regionali. In relazione a quanto sopra, le fatture, note di
credito e note di debito devono essere trasmesse, previa verifica della
corrispondenza tra la documentazione ricevuta e i beni e le prestazioni
richieste dall'ufficio acquisti dell'Area Personale Organizzazione
Informatica, alla struttura di Amministrazione e Finanza.
Si precisa che la gestione e l'acquisto dei buoni pasto e' di competenza
delle singole Direzioni Regionali alle quali viene assegnato il relativo
budget. Le relative modalita' operative e contabili sono analoghe a quelle
utilizzate per il ciclo acquisti.
A decorrere dal mese di Aprile 2001, la Direzione Regionale del Lazio e
dell'Umbria, competente per la liquidazione del trattamento accessorio del
personale, cura anche tutta la gestione dei buoni pasto relativi ai
dipendenti delle strutture centrali.
3. CONTABILIZZAZIONI RELATIVE AL CICLO ATTIVO
L'Agenzia, accanto all'attivita' istituzionale finanziata dal Ministero,
svolge, tramite le strutture periferiche (dogane, UTF e laboratori) alcune
attivita' da cui scaturiscono dei proventi propri.
I rapporti con gli utenti vengono intrattenuti dagli uffici di terzo
livello, mentre la documentazione contabile (fatture o ricevute) viene
contabilizzata dalle Direzioni Regionali.
Premesso che il modulo per la gestione del ciclo attivo verra' rilasciato a
partire dal 1 luglio 2001, e' necessario recuperare i dati relativi al primo
semestre, adottando la procedura di seguito descritta. Per la procedura a
regime, viceversa, verranno emanate ulteriori istruzioni per definire
l'inquadramento fiscale e contabile delle prestazioni effettuate
dall'Agenzia.
Le Direzioni Regionali devono evidenziare, attraverso rilevazioni
extracontabili, i seguenti costi correlati ai proventi propri, rilevando per
le "attivita' non istituzionali":
. Le ore impiegate per le competenze fisse;
. Le ore impiegate per le competenze accessorie;
. I costi sostenuti per le missioni.
Tali informazioni devono essere comunicate mensilmente alla struttura
centrale di Amministrazione e Finanza per essere elaborate ed utilizzate ai
fini fiscali.
Di seguito viene descritto il trattamento contabile relativo ad alcune
particolari tipologie di entrata verificatesi nel periodo transitorio:
. Rimborsi assicurativi per infortuni incorsi al personale
dipendente: vanno contabilizzati tra i proventi soltanto gli
importi relativi agli infortuni avvenuti a partire dal 1 gennaio
2001 con versamento sul conto unico di tesoreria. Sono di
competenza del Ministero, viceversa, le somme percepite per
infortuni avvenuti negli anni precedenti che andranno versati
all'Erario (entrate eventuali - Cap. 2319 capo7);
. Rimborsi effettuati dal personale dipendente per l'utilizzazione
delle utenze: vanno contabilizzati tra i proventi diversi, versando
gli importi sul conto unico di tesoreria.
4. CONTABILIZZAZIONE DELLE SPESE PER MISSIONI
4A - Anticipo Missioni
Le missioni a carattere non ricorrente (con pernottamento o di particolare
entita') devono essere adeguatamente programmate dagli uffici di terzo
livello in quanto l'attuale procedura organizzativa prevede che il pagamento
degli anticipi non possa aver luogo prima di circa quindici giorni dalla
richiesta.
Per superare tale problematica, le Direzioni Regionali per il corrente anno
potranno accordarsi con agenzie di viaggio per acquistare direttamente i
servizi di trasporto e di alloggio utilizzati dal personale inviato in
missione.
L'eventuale pagamento degli anticipi viene contabilizzato dalle Direzioni
Regionali utilizzando il modulo contabile dei fornitori in cui vengono
inseriti gli estremi identificativi e le anagrafiche dei singoli dipendenti.
Agli uffici di terzo livello sono affidate le seguenti competenze:
. Autorizzare (previa verifica del budget disponibile) e liquidare
le richieste di anticipo presentate dai dipendenti - mod.1 sez.1
parte a) e b) (allegato n. 2), in base alla lettera di incarico
rilasciata;
. Inoltrare la richiesta alla propria Direzione Regionale - mod.1
parte b);
. Archiviare il mod.1 parte a) e b).
Alle Direzioni Regionali sono affidate le seguenti competenze:
. Inserire l'anagrafica dei dipendenti e le eventuali variazioni
comunicate dai propri uffici periferici;
. Acquisire a sistema la richiesta di anticipo - mod.1 parte b);
. Concedere il nulla osta informatico al pagamento;
. Archiviare la richiesta di anticipo del mod.1 b).
4.B Conguaglio Missioni
Per quanto concerne il pagamento del conguaglio missioni e' necessario
distinguere le seguenti tipologie:
1. Missioni a carattere ricorrente (fuori orario, fuori circuito, UTF);
2. Missioni a carattere non ricorrente.
4.B.1. - Missioni a carattere ricorrente (fuori orario, fuori circuito,
UTF)
Le missioni a carattere ricorrente, per le quali non viene corrisposto
anticipo, vengono contabilizzate dalle Direzioni Regionali per totale
ufficio/centro di costo sulla base dei prospetti mensili predisposti ed
inviati dalle strutture di terzo livello, che avranno verificato
previamente la disponibilita' del relativo budget.
Tali prospetti che presentano, distintamente per centro di costo, il
dettaglio analitico delle somme dovute a ciascun dipendente, devono
essere trasmessi mensilmente alla Direzione Regionale competente per
territorio, muniti del visto di regolarita' della spesa.
Le Direzioni Regionali contabilizzano per centro di costo il totale degli
importi riportati nel prospetto, distinguendo i costi sostenuti per
trasporto, alloggio, vitto e indennita', oltre alle ritenute erariali ed
ai contributi previdenziali e assistenziali, qualora dovuti.
Le Direzioni regionali, con l'acquisizione a sistema, concedono (con
apposita funzione) il nulla osta al pagamento alla struttura centrale
Amministrazione e Finanza che lo dispone, inviando il flusso informatico
alla Banca d'Italia.
Le Direzioni Regionali devono presentare, presso la competente filiale
della Banca d'Italia, i prospetti riepilogativi delle missioni spettanti
al personale (come per le altre competenze accessorie) distinti per
singolo Istituto di credito o Poste Italiane Spa, con i dati necessari
per l'accredito diretto delle somme dovute o per l'eventuale
domiciliazione postale a favore degli aventi diritto.
La filiale della Banca d'Italia, appena ricevuto l'accredito dal centro,
provvedera' ad effettuare i bonifici ai vari Istituti indicati dalla
Direzione Regionale. Questa potra' concordare direttamente le modalita'
operative con le quali ripartire le somme dovute ai singoli beneficiari.
4.B.2. - Missioni a carattere non ricorrente
Le missioni a carattere non ricorrente vengono contabilizzate dalle
Direzioni Regionali, utilizzando il modulo contabile dei fornitori,
inserendo nella relativa anagrafica le coordinate bancarie necessarie per
l'accredito degli importi.
Agli uffici di terzo livello sono affidate le seguenti competenze:
. Autorizzare la missione, tramite lettera di incarico, verificando
la congruita' con il proprio budget (attraverso uno scalare
extracontabile);
. Ricevere dal dipendente il riepilogo della missione su modello 43
parte A - B - C (Allegato n. 4), verificando che il totale sia
conforme all'autorizzazione concessa e alla disponibilita' del
budget (aggiornando lo scalare per l'importo dovuto);
. Inviare alla propria Direzione Regionale il mod. 43 con allegata
la documentazione originale e la comunicazione di eventuali
variazioni sulla anagrafica del dipendente (Mod.1 parte b) - che lo
stesso presenta insieme al mod. 43);
. Archiviare la copia sia del modello 43 che della documentazione
giustificativa.
Alla ricezione della documentazione originale, le Direzioni Regionali
sono tenute ai seguenti adempimenti:
. Allegare al modello 43 la documentazione relativa agli anticipi
eventualmente erogati;
. Verificare la regolarita' contabile dell'importo liquidato dal
dipendente (mod. 43 sez.C). In caso di irregolarita', richiedere al
dipendente tramite l' ufficio di appartenenza di apportare le
opportune integrazioni e/o correzioni;
. Aggiornare l'anagrafica dei dipendenti, sulla base delle
variazioni comunicate dai propri uffici periferici;
. Procedere alla contabilizzazione tramite il modulo fornitori;
. Inviare eventualmente al dipendente, tramite l'ufficio di terzo
livello, il modello 2 (comunicazione debito missione) in caso di
importo del saldo inferiore all'anticipo (allegato n. 3);
. Archiviare il modello 43 con l'originale della documentazione
giustificativa;
. Comunicare mensilmente agli uffici/centri di costo la loro
residua capienza a budget (necessaria fino a quando la procedura
informatica non consentira' al terzo livello di visualizzare il
proprio budget).
Le missioni relative al personale delle strutture centrali vengono liquidate
e contabilizzate dalla Direzione Regionale del Lazio e dell'Umbria. La
struttura centrale, dove presta servizio il dipendente inviato in missione,
concede l'autorizzazione con lettera di incarico, dopo aver verificato,
attraverso uno scalare extracontabile, la congruita' con il proprio budget.
La procedura da adottare da parte della Direzione Regionale del Lazio e
dell'Umbria e' la seguente:
. Ricezione, da parte del dipendente della struttura centrale, del
modello 43 con allegata la documentazione giustificativa (compresa
la lettera di incarico firmata dal proprio dirigente);
. Verifica di regolarita' contabile del modello 43 con la
documentazione allegata;
. Contabilizzazione delle missioni, con rilascio del nulla osta al
pagamento;
. Comunicazione mensile alla struttura di vertice dell'importo
effettivo della spesa;
. Segnalazione alle strutture centrali che hanno autorizzato la
missione di eventuali inadempienze e/o irregolarita' riscontrate.
E' comunque allo studio la predisposizione di un modello missioni
semplificato.
5. CONTABILIZZAZIONE DELLE COMPETENZE ACCESSORIE
In attesa che venga realizzato il modulo del personale, che gestira' in modo
automatico l'anagrafica dei dipendenti e le competenze accessorie
(straordinari, indennita', RSP, ecc.), trasferendo i dati direttamente in
contabilita', e' necessario che tali competenze siano calcolate e
liquidate (extracontabilmente in maniera aggregata) dalle strutture di terzo
livello, analogamente a quanto descritto per le missioni ricorrenti.
Le Direzioni Regionali, pertanto, devono contabilizzare le competenze
accessorie per totale ufficio/centro di costo sulla base dei prospetti
mensili predisposti ed inviati dalle strutture di terzo livello (allegato 7).
Tali prospetti che presentano, distintamente per centro di costo, il
dettaglio analitico delle somme dovute a ciascun dipendente, devono essere
trasmessi mensilmente alla Direzione Regionale, competente per territorio,
muniti del visto di regolarita' della spesa.
Le Direzioni Regionali contabilizzano per centro di costo il totale degli
importi riportati nel prospetto, distinguendo le diverse tipologie di costo.
Contestualmente, concedono il nulla osta al pagamento per consentire alla
struttura centrale di Amministrazione e Finanza di inviare il flusso
informatico alla Banca d'Italia.
Le Direzioni Regionali, per la ripartizione delle somme ai singoli aventi
diritto, adottano la stessa procedura descritta per il pagamento delle
missioni ricorrenti.
Agli uffici di terzo livello, pertanto, sono affidate le seguenti competenze:
. Calcolare le competenze accessorie dovute a ciascun dipendente
(per straordinari, RSP e indennita');
. Liquidare gli importi dovuti e le relative ritenute, riportando i
dati su appositi prospetti;
. Trasmettere tali prospetti alla Direzione Regionale per la
contabilizzazione.
Alla Direzione Regionale sono demandate le seguenti competenze:
. Procedere alla contabilizzazione delle competenze accessorie per
totale e per ufficio/centro di costo;
. Inserire a sistema il nulla osta al pagamento;
. Verificare e/o calcolare e contabilizzare per centro di costo,
sempre in forma aggregata, le ritenute IRPEF, IRAP e i contributi
INPDAP relativi alle competenze accessorie;
. Trasmettere i prospetti, direttamente o tramite le strutture
dipendenti, alla filiale della Banca d'Italia per accreditare le
somme dovute agli aventi diritto.
Le competenze accessorie relative al personale delle strutture centrali sono
liquidate e contabilizzate dalla Direzione Regionale del Lazio e dell'Umbria
che svolge i seguenti adempimenti:
. Invia giornalmente agli uffici centrali/ centri di costo un
prospetto con gli orari di entrata e uscita del giorno precedente
dei rispettivi dipendenti;
. Prende nota delle variazioni relative agli orari di effettivo
servizio comunicati dagli uffici centrali;
. Invia mensilmente agli uffici centrali / centri di costo il
prospetto riepilogativo delle competenze accessorie da
corrispondere ai rispettivi dipendenti, che deve essere restituito
debitamente vistato dal dirigente responsabile;
. Contabilizza le competenze accessorie, concedendo il nulla osta
informatico al pagamento.
Alla Direzione Regionale del Lazio e dell'Umbria spetta anche la
liquidazione e la contabilizzazione relativa ai compensi da corrispondere ai
componenti del Comitato Direttivo e del Collegio dei Revisori.
6. GESTIONE TESORERIA (INCASSI E PAGAMENTI)
Il D.lgs. n.300/1999, istitutivo dell'Agenzia, dispone all'art. 70 che i
finanziamenti erogati dal Tesoro in base alla convenzione stipulata con il
Ministero delle Finanze ed accreditati su un apposito conto speciale sono
soggetti al vincolo della tesoreria unica e che, pertanto, non e' consentito
aprire altri conti correnti.
Le funzioni di tesoreria, quindi, sono accentrate presso la struttura di
vertice Amministrazione e Finanza allo scopo di:
. Avere un unico interlocutore con la Banca d'Italia, sia nella
fase di effettuazione del pagamento, che in quella successiva di
riconciliazione delle movimentazioni finanziarie;
. Attivare una gestione dei flussi di cassa centralizzata per
ottimizzare il flusso dei pagamenti.
Cio' comporta che il pagamento e' disposto a livello centrale sulla base di
uno scadenzario alimentato dalle Direzioni Regionali competenti.
Di conseguenza, il controllo e il nulla osta al pagamento rimangono di
competenza delle strutture territoriali che possono rilevare, tramite
accesso al sistema, il pagamento ordinato dalla struttura centrale di
Amministrazione e Finanza.
Si ribadisce che le Direzioni Regionali, per consentire il pagamento delle
competenze accessorie e le missioni relative al personale, devono fornire
alla filiale della Banca d'Italia le coordinate dei conti correnti bancari,
dei conti correnti postali o delle domiciliazioni postali distinte per
singolo Istituto di credito o Poste Italiane Spa.
La Banca d'Italia provvede ad accreditare l'importo richiesto alle proprie
filiali che, a loro volta, accreditano i singoli Istituti di credito e/o
Poste Italiane Spa sulla base delle indicazioni fornite dalle Direzioni
Regionali analogamente a quanto indicato per le missioni ricorrenti.
7. MODALITA' DI ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CONTABILE
Le modalita' di archiviazione, uniformi per tutti gli uffici, devono
consentire di reperire agevolmente tutta la documentazione contabile
utilizzata per consentire eventuali controlli e/o richieste da parte di
altri uffici centrali e periferici nonche' da organi esterni di controllo:
. Fatture di acquisto;
. Fatture e ricevute emesse;
. Bollette doganali relative ad acquisti di beni per l'Agenzia;
. Note credito emesse e ricevute;
. Note debito emesse e ricevute;
. Schede carburanti;
. Ricevute fiscali;
. Scontrini (per la piccola cassa);
. Documentazione relativa alle competenze accessorie del personale;
. Modelli relativi alle missioni.
Le Direzioni Regionali e la struttura centrale di Amministrazione e Finanza
conservano in originale:
. La documentazione inviata dai fornitori (fatture, note credito,
note debito, ecc);
. Le fatture accompagnatorie inviate dagli uffici di terzo livello;
. I prospetti riguardanti la liquidazione mensile per centro di
costo delle competenze del personale e delle missioni con carattere
ricorrente con allegata l'autorizzazione, relativa al pagamento,
del dirigente responsabile;
. I Modelli 43 di riepilogo missioni non ricorrenti con la
documentazione originale allegata;
. Le fatture e le ricevute emesse relative al ciclo attivo.
Presso gli uffici di terzo livello, viceversa, deve essere archiviata la
documentazione originale relativa alla:
. Piccola cassa;
. Ciclo degli acquisti (ordine di acquisto, documento di trasporto,
ecc);
. Ciclo attivo (ordine di preventivo).
Gli uffici, pertanto, devono organizzare le proprie strutture per consentire
l'archiviazione della documentazione contabile per centro di costo con le
seguenti modalita':
. La documentazione registrata tramite il modulo acquisti (fatture,
note credito, note debito, ecc.), deve essere archiviata seguendo
l'ordine di protocollo assegnato dalla procedura informatica;
. Le fatture o ricevute emesse in relazione al ciclo attivo devono
essere archiviate in ordine cronologico e di numerazione
progressiva;
. Il prospetto riepilogativo delle spese sostenute con la piccola
cassa deve essere archiviato, con allegata la documentazione
giustificativa (fatture, ricevute, scontrini, ecc), in ordine
cronologico di registrazione;
. Il modello 43 relativo alle missioni non ricorrenti deve essere
archiviato, con allegata la documentazione giustificativa, in
ordine cronologico di registrazione;
. Il prospetto di liquidazione delle competenze accessorie e delle
missioni ricorrenti deve essere archiviato, con allegata la
autorizzazione relativa al pagamento da parte del dirigente
responsabile, in ordine cronologico di registrazione.
L'eventuale altra documentazione va archiviata, facendo riferimento al
centro di costo, oltre che al numero e alla data della registrazione
contabile.
8. ATTIVAZIONE DEL SISTEMA INFORMATIZZATO
In data 18 maggio e' stato attivato, unitamente al modulo acquisti, il
modulo gestionale di contabilita' generale.
Le Direzioni Regionali, pertanto, per consentire l'avvio a regime del
sistema, devono:
. Attrezzare l'ufficio contabile con minimo due postazioni di
lavoro che abbiano almeno i requisiti tecnici descritti
nell'allegato n.5;
. Affidare all'amministratore locale di sistema, previsto nella
circolare n.20/D del 9 maggio 2001, il compito di abilitare gli
addetti, sia per il sottosistema contabile, che per quello relativo
agli acquisti.
La funzione di cui all'ultimo punto e' stata temporaneamente sospesa con
nota prot. n. 203 del 05 giugno 2001. La sua riattivazione sara' comunicata
con apposita nota di prossima emanazione.
9. RECUPERO DEL PREGRESSO
Com'e' noto, e' stata assegnata alle Direzioni Regionali una somma pari ai
quattro dodicesimi dello stanziamento iscritto in bilancio sul capitolo
"Oneri di gestione", al netto della quota relativa alla retribuzione fissa
al personale.
Si fa presente che, a decorrere dalla data di emanazione della presente
circolare, poiche', come gia' descritto in precedenza, i pagamenti saranno
disposti dalla struttura centrale Amministrazione e Finanza, il limite di
spesa di ogni struttura e' quello assegnato nel budget, tenendo presente che
il finanziamento, da parte del Ministero, viene disposto trimestralmente.
Con l'avvio del sistema contabile, comunque, e' necessario recuperare
contabilmente tutte le operazioni effettuate a partire dall'inizio dell'anno
riguardanti:
. Acquisti di beni e servizi;
. Acquisti effettuati tramite piccola cassa;
. Pagamenti delle competenze accessorie;
. Pagamenti relativi alle missioni;
. Incassi relativi al ciclo attivo.
Com'e' noto, l'avvio del recupero contabile delle operazioni pregresse e'
stato attivato presso la struttura centrale Amministrazione e Finanza dagli
addetti delle Direzioni Regionali.
9.1 Contabilizzazione acquisti di beni e servizi
Per poter contabilizzare le operazioni avvenute nel periodo transitorio, le
Direzioni Regionali devono raccogliere tutta la documentazione pervenuta, in
ordine cronologico di arrivo, per centro di costo e per tipologia di spesa
(utenze, acquisto beni e servizi, ecc.).
Le Direzioni Regionali devono effettuare una puntuale determinazione delle
somme pagate fino alla data di attivazione della tesoreria centralizzata e
trasmettere alla struttura centrale di Amministrazione e Finanza il
riepilogo dei pagamenti effettuati nel regime transitorio, utilizzando
l'allegato 6 indicante la data dell'operazione, l'importo, la descrizione,
il fornitore ed il centro di costo corrispondente.
Gli estremi del pagamento (data e identificativo dell'ordine di
prelevamento), inoltre, devono essere indicati sulla fattura corrispondente
prima di procedere alla contabilizzazione.
Con successiva nota verra' comunicata la data di attivazione della tesoreria
centralizzata.
9.2 Pagamenti relativi alle competenze accessorie
Gli uffici di terzo livello devono predisporre ed inviare alla propria
Direzione Regionale dei prospetti riepilogativi mensili relativi alle
competenze accessorie pagate nel periodo transitorio.
Tali prospetti (allegato 8), distinti per centro di costo, devono riportare
il dettaglio delle competenze per ciascun centro di costo, indicando
altresi' gli importi dovuti per ritenute IRPEF, IRAP e contributi INPDAP.
La contabilizzazione delle competenze mensili deve essere effettuata per
totale centro di costo, comprendendo il debito per ritenute IRPEF, IRAP e
contributi INPDAP, senza dettagliare la spesa sostenuta per ciascun
dipendente.
9.3 Pagamenti relativi alle missioni
Gli uffici di terzo livello devono predisporre ed inviare alla propria
Direzione Regionale dei prospetti riepilogativi mensili relativi alle
missioni pagate nel periodo transitorio. Tali prospetti (allegato 9) per
centro di costo devono riportare la spesa totale della missione (comprensiva
degli eventuali acconti pagati), distinguendo le spese liquidate per
trasporto, vitto, alloggio e indennita' (diaria).
La contabilizzazione delle missioni deve essere effettuata per totale centro
di costo, evidenziando le quattro voci di spesa riportate sul prospetto.
9.4 Incassi relativi al ciclo attivo
Le Direzioni Regionali devono raccogliere, in ordine cronologico, tutta la
documentazione prodotta dagli uffici periferici per poter contabilizzare le
operazioni effettuate nel periodo transitorio. Effettuata una puntuale
ricostruzione delle somme incassate, le Direzioni Regionali devono
trasmettere alla struttura centrale Amministrazione e Finanza il riepilogo
degli importi, indicando la data, l'importo e la causale d'incasso.
Alle Direzioni Regionali sono affidate le seguenti competenze contabili,
che attualmente sono svolte presso struttura centrale Amministrazione e
Finanza al fine di avviare la fase di recupero:
. Contabilizzare, per tutte le prestazioni effettuate a partire
dall'inizio dell'anno non incassate, la maturazione del ricavo e
del credito nei confronti del cliente. (dare"cliente" avere
"ricavo"). Puo' essere fatta, in questo caso, una registrazione
cumulativa per cliente sulla base delle evidenze contabili
disponibili presso gli uffici competenti;
. Registrazione dell'incasso affluito sul conto corrente postale
(dare"conto corrente postale" avere "cliente"). E' necessario, a
questo proposito, effettuare una riconciliazione tra le
movimentazioni contabili e quelle riportate sull'estratto conto
postale.
Devono segnalare, inoltre, alla struttura centrale Amministrazione e Finanza
le seguenti eccezioni:
. Saldi clienti che non chiudono a zero; e' necessario evidenziare
le posizioni eventualmente ancora aperte per poter adottare le
opportune decisioni;
. Mancata riconciliazione di singoli movimenti sul conto corrente
postale. E' necessario riconciliare i versamenti effettuati nel
periodo transitorio sul conto corrente postale n. 37332012 per le
prestazioni di competenza 2001, rintracciando gli eventuali importi
relativi ai periodi precedenti da riversare sui capitoli del
bilancio dello Stato.
Il conto corrente postale n. 37332012 su cui confluiscono le somme incassate
nel corso della gestione transitoria deve rimanere aperto fino a quando non
entrera' a regime la convenzione stipulata con la Banca d'Italia per la
gestione degli incassi che prevede un solo conto di tesoreria.
Eventuali ulteriori conti correnti su cui transitano esclusivamente i
proventi propri dell'Agenzia (analisi di laboratorio, fuori orario, fuori
circuito e fuori sede) dovranno, di conseguenza, essere chiusi soltanto dopo
aver recuperato e riconciliato tutte le operazioni avvenute nel periodo
transitorio.
Le relative giacenze dovranno essere versate al conto corrente di tesoreria
n. 12103, comunicando alla struttura centrale di amministrazione e Finanza
l'avvenuta chiusura ed i relativi dati contabili riconciliati. Nulla cambia
per i conti che accolgono le entrate erariali.
* * * * *
Allegato 1
Trattamento della documentazione contabile pervenuta all'Agenzia
In questo allegato vengono descritti gli adempimenti contabili da svolgere
nei casi in cui la documentazione pervenuta sia intestata all' ex
Dipartimento e/o sia relativa ad anni precedenti. Per documentazione
contabile si intendono, nella maggior parte dei casi, le fatture, le note
credito o note debito ricevute dai fornitori.
------------------------------------------------------------------------------
|Intestazione|Data di |Competenza |Operazioni da seguire |
| |emissione | | |
------------------------------------------------------------------------------
|Dipartimento| 2001 | 2001|E' necessario chiedere al fornitore di |
| | | |annullare la fattura originaria e di |
| | | |emetterne una nuova intestata |
| | | |all'Agenzia. In caso di difficolta' e' |
| | | |consentito registrare il documento, |
| | | |presentandolo, entro 15 giorni dalla |
| | | |data di registrazione, in visione |
| | | |presso il competente Ufficio delle |
| | | |Entrate (Circ.Min.23/E del 25/1/99). |
------------------------------------------------------------------------------
|Dipartimento| 2000 |2000 e |Il documento non va registrato. Nel |
| | |anni |caso in cui la fattura sia stata gia' |
| | |precedenti |pagata, e' necessario rilevare il |
| | | |credito nei confronti del Ministero. |
------------------------------------------------------------------------------
|Agenzia | 2001 |Anni |E' necessario chiedere al fornitore di |
| | |precedenti |annullare la fattura originaria e di |
| | | |emettere una nuova fattura intestata |
| | | |al Dipartimento che, comunque, non va |
| | | |registrata. Nel caso in cui la fattura |
| | | |sia stata pagata, va registrato il |
| | | |credito nei confronti del Ministero. |
------------------------------------------------------------------------------
|Agenzia | 2001 |Anni |Nel caso in cui la fattura sia stata |
| | |precedenti |gia' pagata, il documento deve essere |
| | |e 2001 |regolarmente registrato, rilevando |
| | | |accanto al costo di competenza 2001, |
| | | |il credito nei confronti del Ministero |
| | | |per la parte relativa agli anni |
| | | |precedenti. Nel caso in cui la fattura |
| | | |non sia stata pagata, e' necessario |
| | | |chiedere al fornitore di annullare la |
| | | |fattura originaria e di riemetterla |
| | | |intestata all'Agenzia per la quota di |
| | | |competenza. |
------------------------------------------------------------------------------
|Dipartimento| 2000 |Anni |La fattura non va registrata. E' |
| | |precedenti |necessario chiedere al fornitore di |
| | |e 2001 |annullare la fattura originaria e di |
| | | |riemetterla intestata all'Agenzia per |
| | | |la quota di competenza. Nel caso in |
| | | |cui la fattura sia stata gia' pagata, |
| | | |e' necessario rilevare, oltre al costo |
| | | |di competenza dell'Agenzia, anche il |
| | | |credito nei confronti del Ministero |
| | | |per la parte relativa agli anni |
| | | |precedenti. |
------------------------------------------------------------------------------
* * * * *
Allegato 2
PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE MISSIONI
Mod. 1 parte a) e b)
(Modello di anticipo Missione - dati pagamento)
(Omissis)
* * * * *
ALLEGATO - 3 -
PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE MISSIONI
Mod. 2
(Modello di Comunicazione debito Missione)
GIUGNO 2001
Agenzia delle Dogane
Direzione Regionale
Ufficio Contabilita'
..................................
All'Ufficio..................................
di
.....................................
Prot. n.................
Oggetto: Sig............................................... - Mod 43 -Missione
progressivo n.................. Comunicazione debito nei confronti
dell'Agenzia delle DOGANE.
A seguito del controllo effettuato dalla scrivente sul mod. 43, di cui
al progressivo indicato in oggetto, si e' rilevato quanto segue:
------------------------------------------------------------------------------
Anticipo erogato:
(n. progr......... del................) Lit...............................
somma spettante Lit...............................
differenza a debito del dipendente Lit...............................
------------------------------------------------------------------------------
Considerato, pertanto, che dalla predetta liquidazione e' scaturito un
credito per l'Agenzia pari a Lit......................................., si
invita codesto Ufficio a notificare la presente comunicazione al dipendente
in oggetto al fine di procedere alla restituzione di quanto dovuto.
Le Modalita' di riversamento da parte del dipendente sono le seguenti:
..............................................................................
Il Responsabile
Ufficio Contabilita'
* * * * *
Allegato 4
Mod. 43 parte A
(Omissis)
* * * * *
ALLEGATO - 5 -
REQUISITI MINIMI HARDWARE
DELLA POSTAZIONE DI LAVORO
GIUGNO 2001
Requisiti minimi della postazione di lavoro
Processore: Pentium 90 mHz (ottimale Pentium II)
Spazio disco: 12 MB (ottimale 20MB)
RAM: 32 MB (ottimale 64 MB)
S.O.: Windows 95, 98, NT o Win 2000
Browser: Internet Explorer dalla versione 4.0
oppure Netscape Navigator dalla versione 4.0
* * * * *
Allegato 6
ELENCO PAGAMENTI EFFETTUATI IN REGIME TRANSITORIO
(Omissis)
* * * * *
Allegato 7
PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE COMPETENZE ACCESSORIE
ESEMPIO DI "PROSPETTO DI RIEPILOGO MENSILE
(Evidenziazione totali necessari ai fini della contabilizzazione e scritture
collegate)
(Omissis)
* * * * *
Allegato 8
RECUPERO DEL PREGRESSO
PROSPETTO DI LIQUIDAZIONE MENSILE COMPENSI PER LAVORO STRAODINARIO E
RETRIBUZIONE DI SERVIZIO PROLUNGATO
(Omissis)
* * * * *
Allegato 9
RECUPERO DEL PREGRESSO
PROSPETTI DI LIQUIDAZIONE MENSILE DELLE MISSIONI
(Omissis)